Za 35% nižji stroški tiskanja, to je za 8.500 € letno!
IZZIVI
- Podjetje je imelo 18 tiskalnikov različnih tipov in blagovnih znamk (od tega 3 barvne laserske) in samo 2 črno-beli multifunkcijski napravi starejšega tipa
- Niso imeli nobene pogodbe o vzdrževanju ampak so klicali servis po potrebi
- Prav tako so potrošni material – tonerje in kartuše naročali po potrebi oz. včasih po občutku vzeli malo več na zalogo
- Ker je bila oprema stara več kot 3 leta so stroški vzdrževanja začeli naraščati
- Delno so želeli te stroški kompenzirati z nakupom neoriginalnih tonerjev pa so se začele napake pojavljati vedno pogosteje, kar je pomenilo motnje v delu in vedno večje nezadovoljstvo zaposlenih
- Zaradi nastalih razmer je bil IT oddelek vedno bolj obremenjen in pojavljale so se še dodatne napake
- Ker se nekaj tiskalnikov ni več splačalo popravljati so jim ostali na zalogi tonerji, ki jih niso mogli več uporabiti
- Stroški nabave in vzdrževanja so (na podlagi prejetih računov) znašali povprečno 28.500 €
PRIČAKOVANJA
- V podjetju so želeli v celoti prenoviti sistem tiskanja, kopiranja, skeniranja in pošiljanja dokumentov
- Želeli so vpeljati nadzor saj je preveč naprav onemogočalo da bi imeli realen vpogled v to kakšne stroške sploh imajo s tiskanjem
- Od ponudnika so pričakovali predlog rešitve, ki bi zmanjšal obremenjenost IT oddelka in izključil da bi jim na zalogi ostajali neuporabni tonerji
ORODJA
- Pred pripravo ponudbe smo najprej naredili analizo obsega tiskanja (Print Audit) da smo dobili realne številke koliko v podjetju tiskajo in kopirajo
- Po temeljitem pregledu smo pripravili rešitev; kombinacijo 4 barvnih mf naprav in programske opreme uniFLOW
KORISTI ZA NAROČNIKA
S tem, ko smo 18 tiskalnikov in 2 mf napravi nadomestili s 4-imi barvnimi mf napravami je naročnik pridobil sledeče koristi:
- Znižal je stroške tiskanja za 35%, to je za 8.500 € letno
- Zmanjšali so porabo papirja, da so dokumenti namesto v papirni obliki potovali po mejlu
- Z uvedbo uporabniških pin kod so zagotovili so varno tiskanje, da dokumenti niso ostajali na tiskalniki in mf napravah, kjer so jih lahko vsi videli
- Ker je kompletna rešitev bila postavljena na eni platformi je IT imel precej manj vzdrževalnega dela in se je lahko posvetil razvojnim nalogam
- Niso imeli več stroškov z nabavo tonerjev in servisa
- Ker je strošek najema bil v primerjavi z amortizacijo samo 120 € na mesec višji, je podjetje privarčevalo čistih 7.000 € na leto oz. 35.000 € v obdobju najema.
- Hkrati so zelo razbremenili denarni tok, saj ni bilo več potrebno iti v nove investicije in zadolževanja