DOKUMENTNI SISTEM
Omogočamo preverjene digitalne rešitve, krojene vašim potrebam in željam. Z njimi zagotavljamo nemoteno delovanje poslovnih procesov ter upravljanja, deljenja in varovanja dokumentov. Za dostop do hranjenih dokumentov je na voljo napreden sistem iskanja z nadzorom in sledljivostjo vpogleda ter dela z dokumenti. Enostavna integracija z vašimi obstoječimi programi (npr. ERP).
Ne glede na to kateri del obstoječega papirnega procesa želite prenesti v digitalno obliko boste z njim korak bliže brezpapirnem poslovanju. Dokumenti sistem je orodje za hranjenje vseh dokumentov, ki so izvorno nastali v elektronski obliki kot dokumentov, ki ste jih prejeli na papirju.
Zagotovimo digitalizacijo na naslednjih področjih:
- LIKVIDACIJA RAČUNOV
- DIGITALIZACIJA VHODNE POŠTE IN VLOŽIŠČA
- UPRAVLJANJE S ČLOVEŠKIMI VIRI
Varno. Personalizirano. Enostavno.
Nahajate se na službeni poti in v podjetje pride dokument, ki ga morate nujno pregledati in po potrebi potrditi. Kako bi to naredili?
Prišlo je do tožbe. Nujno morate zbrati vso dokumentacijo, ki pa se nahaja v več fasciklih nekje v arhivu. Lahko izračunate čas, ki ga boste porabili, da boste zbrali vse te dokumente. In stroške, ki so povezani s tem?
Kupec želi spremeniti ponudbo. Prvotno ponudbo je naredil vaš sodelavec, ki jo ima shranjeno na svojem računalniku in je trenutno nedosegljiv. Kaj sedaj?
V fasciklu v omari, imate poleg ostalih tudi dokumente s pomembnimi informacijami. Kako bi preprečili zlorabo teh informacij, do katerih imajo dostop tudi nepooblaščene osebe?
Pomemben dokument se je založil na poti od prejema do potrditve. Kje in kako ga najti?
Prejeli ste račun, pa ne veste na katero naročilo ali storitev se nanaša, ker zraven računa ni prilog. Da bi zbrali vse ponudbe, pa morate angažirati več sodelavcev, poiskati pripadajoče dokumente v arhivu ali v mapah na računalniku. Velika izguba časa!
Medtem, ko se podjetja ukvarjajo z urejevanjem in varovanjem dostopov do zbirk osebnih podatkov, pogosto izpuščajo težavo prvega stika z osebnimi podatki, ki se zgodi ob prihodu in zajemu dokumentov v informacijske sisteme.
Zajem dokumentacije je občutljive narave in za podjetja zahtevna težava, k čemur je dodatno pripomogla tudi splošna uredba o varovanju podatkov (GDPR). Gre za izzive, ki so še zlasti pomembni za banke in zavarovalnice, pa tudi druga podjetja in ustanove, ki se srečujejo z veliko količino dokumentov z osebnimi ali drugimi zaupnimi podatki.
