PRIMER DOBRE PRAKSE
IZZIVI
- Podjetje je imelo 18 tiskalnikov različnih tipov in blagovnih znamk (od tega 3 barvne laserske) in samo 2 črno-beli multifunkcijski napravi starejšega tipa
- Niso imeli nobene pogodbe o vzdrževanju ampak so klicali servis po potrebi
- Prav tako so potrošni material – tonerje in kartuše naročali po potrebi oz. včasih po občutku vzeli malo več na zalogo
- Ker je bila oprema stara več kot 3 leta so stroški vzdrževanja začeli naraščati
- Delno so želeli te stroški kompenzirati z nakupom neoriginalnih tonerjev pa so se začele napake pojavljati vedno pogosteje, kar je pomenilo motnje v delu in vedno večje nezadovoljstvo zaposlenih
- Zaradi nastalih razmer je bil IT oddelek vedno bolj obremenjen in pojavljale so se še dodatne napake
- Ker se nekaj tiskalnikov ni več splačalo popravljati so jim ostali na zalogi tonerji, ki jih niso mogli več uporabiti
- Stroški nabave in vzdrževanja so (na podlagi prejetih računov) znašali povprečno 28.500 €
PRIČAKOVANJA
- V podjetju so želeli v celoti prenoviti sistem tiskanja, kopiranja, skeniranja in pošiljanja dokumentov
- Želeli so vpeljati nadzor saj je preveč naprav onemogočalo da bi imeli realen vpogled v to kakšne stroške sploh imajo s tiskanjem
- Od ponudnika so pričakovali predlog rešitve, ki bi zmanjšal obremenjenost IT oddelka in izključil da bi jim na zalogi ostajali neuporabni tonerji
ORODJA
- Pred pripravo ponudbe smo najprej naredili analizo obsega tiskanja (Print Audit) da smo dobili realne številke koliko v podjetju tiskajo in kopirajo
- Po temeljitem pregledu smo pripravili rešitev; kombinacijo 4 barvnih mf naprav in programske opreme uniFLOW
KORISTI ZA NAROČNIKA
NADOMESTILI sMO 18 tiskalnikov in 2 mf napravi s 4-imi barvnimi mf napravami.
naročnik JE pridobil sledeče koristi:
Znižal je stroške tiskanja za 35%, to je za 8.500 € letno.
Zmanjšali so porabo papirja, da so dokumenti namesto v papirni obliki potovali po e-pošti.
Z uvedbo uporabniških PIN kod so zagotovili so varno tiskanje, da dokumenti niso ostajali na tiskalniki in MF napravah, kjer so jih lahko vsi videli.
Ker je kompletna rešitev bila postavljena na eni platformi je IT imel precej manj vzdrževalnega dela in se je lahko posvetil razvojnim nalogam.
Niso imeli več stroškov z nabavo tonerjev in servisa.
Ker je strošek najema bil v primerjavi z amortizacijo samo 120 € na mesec višji, je podjetje privarčevalo čistih 7.000 € na leto oz. 35.000 € v obdobju najema.
Hkrati so zelo razbremenili denarni tok, saj ni bilo več potrebno iti v nove investicije in zadolževanja.